Su conjunto ya tiene el dictamen RETILAP: cada cuánto se revisa y qué lo invalida

Si usted administra un conjunto, un edificio de oficinas o un local y ya tiene el dictamen de inspección en el expediente, hay una pregunta que casi nadie le va a responder al entregarle el documento. Qué pasa el día después.

El RETILAP sí la responde, y lo hace en un artículo que rara vez se lee completo porque está al final del libro de evaluación de la conformidad. Es el artículo 4.3.5 del Libro 4, el de la revisión de las instalaciones. Trae el plazo, trae el criterio técnico con el que lo van a evaluar y trae tres o cuatro detalles de procedimiento que cambian la forma de planear una reposición de luminarias.

Este artículo es el complemento del que publicamos para sedes de salud, sobre por qué una clínica, un hospital o una IPS se revisa cada cinco años y no cada diez. Si usted administra las dos clases de inmueble, los plazos no son iguales y conviene no mezclarlos.

Su plazo es de diez años, y el contraste conviene conocerlo

El numeral 1 del artículo 4.3.5 fija la periodicidad de la revisión en dos literales.

• El literal a establece la revisión cada cinco años para un grupo corto: túneles, áreas clasificadas y especiales, escenarios deportivos o recreativos, plataformas, calles de rodaje y pistas de aeropuertos y helipuertos, y las instalaciones de iluminación en hospitales o centros de atención médica.
• El literal b establece la revisión cada diez años para las instalaciones de sistemas de iluminación interior y exterior en general, salvo escenarios deportivos o recreativos.

Una copropiedad residencial, un edificio de oficinas y un local comercial están en el literal b. Diez años. Y el dato que conviene retener no es solo el número, es que el plazo depende del uso del inmueble y no de su tamaño ni de cuántas luminarias tenga.

Hay una excepción que vale la pena mirar dentro del mismo conjunto. Si la copropiedad tiene un salón de juegos, una cancha múltiple o una zona deportiva, el literal b excluye de forma expresa los escenarios deportivos o recreativos, y el literal a los pone en cinco años. Antes de dar por hecho que todo el inmueble corre a diez años, revise si hay un área de ese tipo en el alcance que se certificó.

El parágrafo 2 del artículo trata el alumbrado público por separado y le fija un ciclo de cinco años. En un conjunto con vías internas eso abre una pregunta que conviene resolver temprano con el prestador del servicio: cuáles de las luminarias de vía están en el inventario del alumbrado público y cuáles son de la copropiedad. Las primeras no corren por el calendario de la administración.

Desde qué fecha corre el reloj, que es el primer dato que debe tener a mano

Aquí es donde se pierden más administraciones. El plazo no se cuenta desde el año de la obra, ni desde la entrega del constructor, ni desde la fecha en que cambió la administración.

El artículo 3 del régimen de transición de la Resolución 40286 de 2026, del 23 de junio de 2026, establece que los términos para la revisión periódica de que trata el artículo 4.3.5 se cuentan a partir de la fecha de emisión del dictamen expedido bajo la Resolución 40150 de 2024.

Dicho en términos de archivo: busque el dictamen, mire la fecha de emisión, súmele diez años y anote ese año en el cronograma de la copropiedad. Es un trabajo de veinte minutos que casi ninguna administración ha hecho, y es el que permite presupuestar en lugar de reaccionar.

El mismo artículo 3 trae un segundo dato útil y poco conocido: los organismos de inspección acreditados pueden realizar las revisiones sin contar con acreditación bajo la Resolución 180540 de 2010, incluso para instalaciones construidas bajo las reglas anteriores. En la práctica eso le amplía la lista de organismos a los que puede llamar para cotizar la revisión.

Si su conjunto está en el caso contrario, es decir si ya cambió las luces y nunca pidió papeles, el punto de partida es otro y lo desarrollamos en el artículo sobre qué le sirve todavía a una instalación que cambió las luces sin documentación.

El 20 por ciento, que es el numeral que convierte el reglamento en calendario de reposición

Este es el dato que mueve dinero y el que casi nunca aparece en una cotización de luminarias.

El numeral 2 del artículo 4.3.5 establece que, al momento de la inspección de revisión, los niveles de iluminancia medidos en la inspección previa no deben haber disminuido en más de un 20 por ciento.

Tres consecuencias prácticas, en orden de importancia para una copropiedad.

Una. La revisión no es un trámite de papeles, es una medición. Se compara lo que la instalación entrega hoy contra lo que entregaba cuando fue aprobada. Una instalación impecable en el expediente y gastada en el techo no pasa.

Dos. El LED también se deprecia. Pierde menos flujo luminoso y más lentamente que las tecnologías anteriores, pero pierde. Un conjunto que cambió a LED hace ocho años, con un diseño que quedó justo en el nivel mínimo exigido, puede llegar a la revisión por debajo del margen sin que nadie haya hecho nada mal. La holgura en el diseño no es un lujo, es lo que evita volver a comprar antes de tiempo.

Tres. El informe de medición de recepción es un documento con valor económico. Es la referencia contra la que se compara. La mayoría de las copropiedades no lo pidió nunca, y es gratis pedirlo cuando se recibe la obra. Pedirlo diez años después es imposible.

De ahí sale la lista de lo que hay que exigirle por escrito a cualquier proveedor de luminarias, Sirius incluido:

• El flujo luminoso inicial en lúmenes de cada referencia, no solo la potencia en vatios. Dos luminarias de la misma potencia pueden entregar luz muy distinta.
• La depreciación del flujo luminoso declarada por el fabricante a lo largo de la vida útil, que es el dato con el que se estima si a los diez años la instalación seguirá dentro del margen.
• El informe de medición al recibir la obra, que es el punto de partida de la próxima revisión.

La revisión se hace con el reglamento con el que se certificó, no con el de hoy

Es una duda razonable y el artículo la resuelve. El numeral 3 del artículo 4.3.5 establece que la revisión se realiza aplicando la versión del reglamento técnico bajo la cual se expidió la certificación inicial.

Para una copropiedad certificada hace años esto es una tranquilidad concreta: la revisión no es una recertificación contra un reglamento nuevo, y los cambios normativos posteriores no convierten su instalación en incumplida de un día para otro. Lo que sí se mide con el criterio del numeral 2 es el desempeño, es decir que la luz no haya caído más de ese 20 por ciento.

Qué pasa cuando se cambia una sola luminaria quemada

Es la pregunta que más hace un administrador y la que más confusión genera. La respuesta está repartida en tres numerales del mismo artículo.

El numeral 8 deja la operación y el mantenimiento de la instalación en cabeza del propietario o tenedor, y lo hace responsable de los efectos causados por el descuido o la operación indebida. Es decir que mantener la instalación es obligación suya y no del constructor que se fue.

Los numerales 5 y 6 tratan las ampliaciones y las modernizaciones: exigen que las ejecuten personas competentes, que queden documentadas y que se certifiquen cuando cumplan los criterios de certificación.

Con eso en la mano, la línea práctica es esta. Reemplazar una luminaria dañada por una equivalente es mantenimiento y se registra en la bitácora. Cambiar la tecnología de un área completa, ampliar la instalación o modernizar las zonas comunes no es mantenimiento y entra por los numerales 5 y 6.

Y hay un riesgo que no es jurídico sino técnico, y es el que de verdad cuesta plata. Si el reemplazo se hace con una referencia de menos lúmenes porque era la que había en la ferretería, la instalación empieza a bajar de nivel sin que nadie lo note, y eso aparece diez años después en la medición de la revisión. Por eso conviene que la bitácora de mantenimiento registre la referencia instalada y su flujo luminoso, y no solo la fecha del cambio.

Quién tiene que estar presente el día de la revisión

Dato de procedimiento que ahorra una reprogramación. El numeral 9 del artículo 4.3.5 establece que el constructor no tiene que asistir a la revisión, pero el responsable de la operación y el mantenimiento sí debe estar presente.

En una copropiedad eso significa que el día de la revisión tiene que estar quien maneja la instalación, con acceso a tableros, a cuartos técnicos y a la bitácora. No es un trámite que pueda delegarse por completo en el contratista que hizo la obra, sobre todo si ese contratista ya no trabaja con el conjunto.

El numeral 4 agrega una obligación que conviene conocer aunque se use poco: si en la revisión se detecta un peligro inminente, hay que dar aviso inmediato al operador de red o al prestador del servicio de alumbrado público, según el caso.

Qué invalida el dictamen de revisión

El numeral 10 del artículo 4.3.5 señala que el operador de red no debe aceptar dictamen de inspección de la revisión de instalaciones con alcances parciales.

Una copropiedad reponiendo luminarias casi nunca lo hace de una sola vez. Se hace por torres, por etapas o por cuotas extraordinarias aprobadas una asamblea a la vez. Eso está bien y es la forma realista de financiarlo. La trampa es suponer que al final los certificados de cada etapa se suman como un rompecabezas y producen el dictamen de la revisión.

Lo que recomendamos planear desde la primera asamblea son dos cosas distintas y compatibles. Ejecutar la reposición por etapas según el flujo de caja, y definir desde el inicio cuál es el alcance que se va a inspeccionar, de modo que al terminar la última etapa el alcance esté completo. Es una decisión que no cuesta nada tomar temprano y cuesta mucho descubrir tarde.

Si va a pedir varias ofertas para ese plan por etapas, la mecánica para que se puedan comparar línea por línea está en el artículo sobre cómo pedir tres cotizaciones de iluminación comparables, y los documentos que deben quedar dentro del contrato están en el de los dos papeles que debe pedir antes de cambiar las luces de las zonas comunes.

Los seis meses adicionales, y por qué no son holgura

El parágrafo 1 del artículo 4.3.5 concede un plazo máximo de seis meses adicionales contados desde la fecha establecida para la revisión, y dentro de ese plazo el propietario debe presentarle al operador de red el dictamen que valida la instalación.

Seis meses suena cómodo y no lo es, por una razón que todo administrador conoce. Una copropiedad no decide una reposición en seis meses si de por medio hay cotizaciones, una asamblea y una cuota extraordinaria. Si la revisión arroja que la instalación quedó por debajo del margen, el plazo de los seis meses se consume en el proceso de aprobación y no en la obra.

Por eso el trabajo útil es el inverso: con la fecha del dictamen en la mano, programar la medición de verificación un año o dos antes del vencimiento, para llegar a la revisión sabiendo el resultado de antemano.

Dónde se archiva el dictamen y a quién se le entrega

El artículo 4.3.5 lo dice de forma indirecta pero clara, y conviene leerlo junto con el resto del Libro 4. El dictamen que valida la instalación se le presenta al operador de red, y el plazo para hacerlo es el del parágrafo 1.

En término de archivo de copropiedad, y esto es recomendación nuestra y no texto del reglamento, el dictamen pertenece al mismo expediente donde está la licencia y el acta de entrega del constructor, no a la carpeta del contratista de iluminación. Es un documento del inmueble y sobrevive a varios cambios de administración. Junto con él conviene archivar la declaración de cumplimiento, el informe de medición de recepción y la bitácora de mantenimiento con las referencias instaladas.

Para distinguir el certificado del producto del certificado de la instalación, que es la confusión más frecuente al momento de armar ese expediente, está el artículo sobre qué certificado exige el RETILAP tras la Resolución 40286.

La iluminación de emergencia tiene su propio frente

Un conjunto con iluminación de emergencia llega a la obligación de dictamen por una vía adicional, el numeral 10 del artículo 4.3.3, que incluye en la certificación plena a las instalaciones que requieren iluminación de emergencia según el Libro 3 sin importar el área ni el número de puestos de trabajo.

Y a diferencia de las luminarias de zona común, las de emergencia tienen batería, es decir una pieza que se degrada con un calendario propio y mucho más corto. La lista de chequeo para revisarlas en campo está en el artículo sobre cómo revisar las luces de emergencia de su conjunto, y el criterio técnico y el certificado que hay que pedirle a la luminaria están en el de iluminación de emergencia en zonas comunes. Las referencias disponibles están en la colección de iluminación de emergencia, y de cada una conviene exigir el tiempo de autonomía en minutos y el flujo luminoso en lúmenes antes de comprar.

Lo que este artículo no afirma, a propósito

No damos cifras de lux por área de zona común. Los niveles los fija el diseño y los responde el diseñador, citando la tabla del Libro 3 por su número. Un número puesto aquí sin la fila de la tabla a la vista le haría daño a su proyecto.

No damos cifras de depreciación del flujo luminoso. Ese dato lo declara el fabricante por referencia y varía entre referencias. Es, de hecho, el dato que estamos pidiendo a nuestros fabricantes para publicarlo en las fichas, porque es el que permite responder si un diseño llega a la revisión con margen. Cuando esté disponible lo publicaremos con el nombre del fabricante al lado.

No damos cifras de honorarios de inspección. Varían por organismo y por alcance.

Lo que sí afirmamos, y está verificado en el documento, son los plazos y los criterios: diez años para instalaciones de iluminación interior y exterior en general, cinco para el grupo del literal a, un máximo de 20 por ciento de caída en los niveles medidos, revisión bajo la versión del reglamento con la que se certificó, seis meses adicionales de plazo, presencia obligatoria del responsable de operación y mantenimiento, y no aceptación de alcances parciales en el dictamen de revisión.

Las cuatro cosas que debe hacer esta semana si ya tiene el dictamen

1. Buscar la fecha de emisión del dictamen y anotar el año de la revisión. Es el dato del que depende todo lo demás y cabe en una línea del cronograma.
2. Buscar el informe de medición de recepción. Si existe, va al expediente del inmueble. Si no existe, conviene saberlo ahora y no el día de la revisión.
3. Revisar la bitácora de mantenimiento y verificar si registra referencias o solo fechas. Si registra solo fechas, el cambio de formato es gratis y empieza a servir desde el próximo reemplazo.
4. Definir el alcance que se va a inspeccionar antes de aprobar la primera etapa de reposición. Es la decisión que evita el problema del alcance parcial.

Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto se revisa la instalación de iluminación de un conjunto o un edificio de oficinas?

Cada diez años. El literal b del numeral 1 del artículo 4.3.5 del Libro 4 del RETILAP fija la revisión cada diez años para las instalaciones de sistemas de iluminación interior y exterior en general, salvo escenarios deportivos o recreativos. El literal a del mismo numeral fija cinco años para un grupo corto que incluye túneles, áreas clasificadas y especiales, escenarios deportivos o recreativos, plataformas, calles de rodaje y pistas de aeropuertos y helipuertos, y las instalaciones de iluminación en hospitales o centros de atención médica. El parágrafo 1 del artículo da un plazo máximo de seis meses adicionales, contados desde la fecha establecida para la revisión, para presentarle el dictamen al operador de red.

¿Desde qué fecha se cuentan los diez años del dictamen que ya tengo?

El artículo 3 del régimen de transición de la Resolución 40286 de 2026 establece que los términos para la revisión periódica de que trata el artículo 4.3.5 se cuentan desde la fecha de emisión del dictamen expedido bajo la Resolución 40150 de 2024. Por eso lo primero que debe tener a mano un administrador es la fecha exacta del dictamen, no el año en que se hizo la obra.

¿Cambiar una luminaria quemada afecta la certificación de la instalación?

Reemplazar una luminaria dañada por otra equivalente es mantenimiento y el numeral 8 del artículo 4.3.5 deja la operación y el mantenimiento en cabeza del propietario o tenedor, junto con la responsabilidad por los efectos de un descuido o de una operación indebida. Distinto es ampliar o modernizar la instalación: los numerales 5 y 6 del mismo artículo exigen que ese trabajo lo ejecuten personas competentes y quede documentado, y que se certifique cuando cumpla los criterios de certificación. El riesgo práctico de cambiar una referencia por otra no equivalente es que la instalación deje de entregar los niveles con los que fue aprobada, y eso sí se mide en la revisión.

¿Qué pasa si los niveles de iluminación bajaron durante esos diez años?

El numeral 2 del artículo 4.3.5 establece que, al momento de la inspección de revisión, los niveles de iluminancia medidos en la inspección previa no deben haber disminuido en más de un 20 por ciento. La comparación se hace contra la medición anterior, así que el informe de medición de recepción de la obra es el documento con el que se le va a evaluar. Si nadie lo conserva, la copropiedad llega a la revisión sin la referencia.

¿Puede el conjunto presentar el dictamen de revisión por torres o por etapas?

El numeral 10 del artículo 4.3.5 señala que el operador de red no debe aceptar dictamen de inspección de la revisión de instalaciones con alcances parciales. La obra de reposición se puede ejecutar por etapas según el flujo de caja de la copropiedad, pero el alcance que se va a inspeccionar conviene definirlo desde el principio para que quede completo cuando termine la última etapa.

Qué enviarnos para recibir una lista de equipos con calendario

Una copropiedad presupuesta distinto de una empresa. Decide en asamblea, financia con cuota y necesita saber el año en que va a gastar. Si quiere llegar a la revisión con margen y no con sobresaltos, mándenos cuatro datos:

1. La fecha del dictamen, si existe, o la fecha de inicio de la última obra de iluminación.
2. Las áreas que entran: pasillos, escaleras, parqueaderos, fachada, portería, salón comunal y zonas deportivas si las hay.
3. El tipo de luminaria instalada hoy, con una foto de la etiqueta si la tiene a mano.
4. Si el plan es por etapas o de una sola vez, y en qué orden.

Con eso le devolvemos una lista de equipos por etapa, con el flujo luminoso de cada referencia, para que el plan de reposición y el año de la revisión queden alineados en lugar de chocar. Para pasillos y zonas interiores la base suele estar en los paneles LED redondos de incrustar, para parqueaderos y fachada en los reflectores y en las lámparas de alta potencia, y donde el consumo pesa más que la obra conviene mirar los sensores y la automatización.

Una aclaración final sobre el alcance de lo que hacemos, igual que en los artículos anteriores: suministramos los equipos y le ayudamos a dimensionar el proyecto. El diseño lo firma el diseñador y el dictamen lo emite el organismo de inspección acreditado. Saber de antemano cuáles son esos tres roles, y en qué año vence su dictamen, es lo que separa una reposición planeada de una cuota extraordinaria de urgencia.