Los dos papeles que debe pedir en el contrato antes de cambiar las luces de las zonas comunes

Usted ya tiene el inventario de las luminarias que hay que cambiar en las zonas comunes. Ya pidió las tres cotizaciones y las puede comparar. Ya pasó por la asamblea. El paso siguiente es firmar, y es justo ahí donde la copropiedad pierde dinero, porque casi todos los administradores firman un contrato de suministro de lámparas cuando lo que están contratando es una obra que debe quedar certificada.

La diferencia no es de palabras. Un suministro termina cuando llega la caja. Una obra certificada termina cuando existen dos documentos firmados que la copropiedad puede mostrar a una aseguradora, a un comprador, a un administrador nuevo o a una revisión. Si esos dos documentos no quedaron escritos en el contrato, no van a aparecer después, y conseguirlos cuando la obra ya está hecha cuesta varias veces más que haberlos previsto.

Este artículo es la continuación de dos anteriores. En cómo pedir las tres cotizaciones para que se puedan comparar dejamos la estructura del pliego, y en cómo revisar las luces de emergencia de su conjunto dejamos el recorrido de campo que produce el inventario. Este cubre lo que va entre los dos: el contrato.

Todo lo que sigue sale del Libro 4 del RETILAP, el libro de evaluación de la conformidad, y de la Resolución 40286 de 2026, los dos abiertos y leídos para escribir este artículo. Donde no tenemos el dato, lo decimos con esas palabras.

Son dos papeles distintos y los firma gente distinta

El Libro 4 llama Certificación Plena a la suma de dos documentos. No es un trámite con dos nombres. Son dos documentos separados, con dos responsables separados, y uno no reemplaza al otro.

La declaración de cumplimiento

La suscribe quien hizo el trabajo. El Libro 4 la asigna a la persona competente responsable del diseño, incluyendo al responsable de la construcción. Es decir que en una obra de zonas comunes hay dos firmas que la copropiedad debe recibir: la del diseñador y la del constructor o instalador.

Es un documento de autodeclaración. Vale porque lo firma un profesional que responde por lo que firma, y por eso el Libro 4 exige que ese profesional tenga matrícula profesional en la especialidad que lo habilite legalmente para realizar el diseño. Un técnico con experiencia puede ejecutar muy bien la instalación y no puede firmar esto.

El dictamen de inspección

Lo emite un tercero. No el proveedor, no el instalador, no el diseñador. El Libro 4 exige que los organismos de inspección que intervienen en la demostración de la conformidad estén acreditados bajo la ISO/IEC 17020, en su versión colombiana NTC-ISO-IEC 17020, y que cumplan criterios de independencia de tipo A. En Colombia esa acreditación la otorga el ONAC.

Esta es la parte que más contratos omiten, y la omisión es entendible: el dictamen es el único de los dos documentos que la copropiedad tiene que pagar por separado a alguien que no está en la obra. Si nadie lo escribe en el contrato, nadie lo contrata.

Por qué las zonas comunes de su conjunto están en la lista

El artículo 4.3.3 del Libro 4 abre diciendo que requieren Certificación Plena, declaración de cumplimiento y dictamen de inspección, las instalaciones de sistemas de iluminación de todos los proyectos nuevos, expandidos o modernizados con las características de una lista de once numerales.

Lea esas tres palabras otra vez. Modernizados. Cambiar las luminarias de las zonas comunes de un conjunto por tecnología LED es exactamente una modernización. No hace falta que el conjunto sea nuevo ni que haya obra civil. Entra por la puerta de la modernización, y de ahí en adelante hay cuatro numerales de la lista por los que una copropiedad cae.

El numeral que casi nadie mira: las áreas se suman

El numeral 1 cubre las instalaciones interiores y exteriores, nuevas, expandidas o modernizadas, con requerimientos de iluminación para áreas iguales o superiores a 100 metros cuadrados dentro de un mismo proyecto, y alcanza también los casos en que el área total del proyecto llega a esa cifra sumando espacios.

Esa suma es la que decide. Ningún pasillo de un conjunto tiene cien metros cuadrados por sí solo. Pero sume el sótano, los pasillos de cada piso, las escaleras, el hall, la portería, el salón comunal y los exteriores de un conjunto cualquiera, y el proyecto pasa los cien metros cuadrados antes de llegar al tercer espacio. Un conjunto pequeño también entra. La idea de que esto solo aplica a torres grandes es falsa, y es la que deja a la mayoría de las copropiedades sin papeles.

El numeral 6, y el dato que ahorra dinero

El numeral 6 nombra a las zonas comunes de condominios, conjuntos y edificaciones residenciales o similares, objeto de una misma licencia o permiso de construcción, e incluye puntos fijos, escaleras, parqueaderos interiores y exteriores, zonas de recreación privadas y salones de reuniones o comunales.

Y agrega dos frases que valen plata. Primera: estos dictámenes pueden incluir varias áreas en un mismo proceso. Segunda: la certificación será del conjunto o edificación.

Un solo dictamen cubre el conjunto completo. Si alguien le cotiza un dictamen por el sótano, otro por las escaleras y otro por el salón comunal, está cotizando mal, y usted ya sabe por qué y puede decirlo citando el numeral. Pida el proceso único para todas las áreas de la licencia, con un solo certificado a nombre del conjunto.

El numeral 10: si hay emergencia, no importa el área

El numeral 10 mete en la lista a las instalaciones que requieren iluminación de emergencia, descritas en el Libro 3, independientemente del área del espacio o de la cantidad de puestos de trabajo.

Esto cierra la discusión del metraje para cualquier conjunto con luces de emergencia en escaleras, parqueaderos o rutas de evacuación, que son casi todos. Si en el alcance de la obra hay una sola luminaria de emergencia, el proyecto requiere Certificación Plena por este numeral y la cuenta de los cien metros deja de importar. En iluminación de emergencia en zonas comunes está qué equipos entran en esa categoría y qué certificado pedirles.

El numeral 8, para quien administra oficinas

El numeral 8 cubre industria, oficinas y comercio con treinta o más puestos de trabajo o con un área iluminada igual o mayor a cien metros cuadrados, e incluye expresamente las zonas comunes en edificaciones y oficinas. Si lo que usted administra es un edificio de oficinas y no un conjunto residencial, este es su numeral, y los criterios de diseño de esos espacios los dejamos en qué exige el RETILAP en oficinas en lux, UGR y color.

Lo que queda exceptuado, y lo que no se exceptúa nunca

El artículo 4.3.6 exceptúa de la exigencia del dictamen de inspección a las instalaciones no incluidas en la lista del 4.3.3, y a instalaciones militares, de policía u otras que requieran confidencialidad por seguridad nacional.

Pero el mismo artículo cierra con la frase que conviene tener a mano: esa excepción no excluye de contar con las declaraciones de cumplimiento, la del responsable del diseño y la del responsable de la construcción.

Dicho en la práctica: hay obras pequeñas que pueden quedar sin dictamen. No hay obra que pueda quedar sin declaración de cumplimiento. Si un contratista le dice que su obra es pequeña y no necesita papeles, está confundiendo las dos cosas, y lo que acaba de proponerle es entregarle una obra sin ningún documento.

El dictamen se contrata antes, no después

Este es el punto donde una copropiedad bien informada se ahorra la plata de verdad, y no tiene nada que ver con el precio de las lámparas.

Un dictamen de inspección puede salir con hallazgos. Si el organismo entra cuando la obra ya está terminada y entregada, corregir un hallazgo significa volver a abrir techos, volver a mover circuitos, volver a pagar instalación y volver a pagar la segunda visita. Si el organismo está contratado desde el principio y el contratista lo sabe, el contratista ejecuta pensando en que lo van a inspeccionar. Es el mismo trabajo, hecho una sola vez.

Hay un dato de plazo que ayuda a planear: el Libro 4 fija a los organismos de inspección un término de quince días para responder las solicitudes de sus clientes. Cuente con eso en el cronograma en lugar de descubrirlo cuando la obra está parada esperando una respuesta.

Las seis cláusulas que deben quedar escritas en el contrato

No es un modelo de contrato, es la lista de lo que no puede faltar. Si su contratista acepta estas seis, usted tiene una obra documentada. Si pone problema en la tercera o en la cuarta, acaba de aprender algo importante antes de firmar.

1. Las dos declaraciones de cumplimiento como entregable, con nombre y matrícula. Una del responsable del diseño y una del responsable de la construcción. Que el contrato diga que son condición de pago del último desembolso, no un anexo de buena voluntad.
2. El dictamen de inspección como entregable, emitido por un organismo acreditado por el ONAC bajo la ISO/IEC 17020. Escrito así, con la acreditación nombrada. Y que diga quién lo paga, porque si no lo dice, lo paga la copropiedad al final y sin haberlo presupuestado.
3. Un solo proceso de dictamen para todas las áreas de la licencia, con certificación a nombre del conjunto. Es el numeral 6 llevado al contrato. Evita que le cobren un dictamen por espacio.
4. La independencia del organismo, por escrito. Que el organismo de inspección no sea el contratista, ni su filial, ni una empresa que él proponga y controle. El Libro 4 exige criterios de independencia de tipo A, y esa exigencia solo sirve si el contrato la refleja.
5. El momento de la inspección, no solo el hecho. Que el organismo quede contratado al inicio y que la obra se ejecute sabiendo que será inspeccionada. Incluya la presencia del responsable de la construcción en la inspección, que el Libro 4 pide expresamente.
6. Los certificados de conformidad de producto de cada referencia instalada. Son otros papeles, los del equipo y no los de la obra, y es el error más común confundirlos con la certificación de la instalación. Cuál pedir y bajo qué resolución está en RETILAP 2026, cuál certificado pedirle a su proveedor.

Las tres preguntas que le dicen si el contratista sabe

Para esto no necesita entender el reglamento. Necesita hacer tres preguntas y escuchar si la respuesta es específica o es un rodeo.

1. ¿Quién firma el diseño y con qué matrícula profesional? La respuesta buena trae un nombre y una especialidad. La respuesta débil es que ellos llevan años haciendo esto.
2. ¿Su diseñador cumple el requisito de formación exigible desde enero de 2026? La Resolución 40286 de 2026 hizo exigibles desde el 1 de enero de 2026 el diplomado de ciento veinte horas y el curso de profundización de cuarenta horas para diseñadores, constructores e interventores. Quien está al día sabe de qué le están hablando. Quien no, no.
3. ¿Con qué organismo acreditado por el ONAC trabaja usted? La respuesta buena es un nombre de empresa que usted puede verificar. La respuesta que debe preocuparle es que eso se ve al final.

Un dato útil de la misma resolución para no exigir de más: el requisito de especialización para los inspectores será exigible para inspecciones realizadas a partir del 3 de mayo de 2027. Si hoy un organismo acreditado le dice que su inspector todavía no tiene esa especialización, está dentro de lo que la norma permite. Lo que no es negociable hoy es la acreditación del organismo.

Lo que no le vamos a decir, porque no lo tenemos verificado

Cuánto cuesta un dictamen de inspección para un conjunto, cuánto cobra un diseñador por esta obra, y cuántos días se demora un organismo en emitirlo. No tenemos esas tres cifras verificadas y no las vamos a inventar, aunque sea justo lo que usted querría leer aquí.

La respuesta honesta es que pida dos cotizaciones a organismos acreditados por el ONAC antes de firmar el contrato de obra, con el alcance completo de sus zonas comunes en una sola solicitud. Con dos cifras reales en la mano usted negocia, y además sabe qué partida presupuestar en la asamblea.

Y una aclaración que nos corresponde hacer de frente: Sirius suministra el equipo. No hacemos la obra, no firmamos la declaración de cumplimiento y no emitimos dictámenes. Lo que sí podemos darle es el dato técnico de cada referencia para que su diseñador especifique sin adivinar, que es precisamente la parte que un contratista de instalación no le va a entregar.

Preguntas frecuentes

¿De verdad necesito papeles para solo cambiar las lámparas de los pasillos?

Sí, y por dos caminos distintos. El artículo 4.3.3 del Libro 4 incluye los proyectos modernizados, y cambiar las luminarias por tecnología LED es una modernización. Además el numeral 1 suma las áreas del mismo proyecto, de modo que entre sótano, pasillos, escaleras, hall y exteriores un conjunto pasa los cien metros cuadrados con facilidad. Y si en el alcance hay iluminación de emergencia, el numeral 10 aplica independientemente del área.

¿Cuál es la diferencia entre la declaración de cumplimiento y el dictamen de inspección?

La declaración de cumplimiento la suscriben los responsables del diseño y de la construcción, es decir quienes hicieron el trabajo, y exige matrícula profesional en la especialidad. El dictamen de inspección lo emite un tercero independiente, un organismo acreditado bajo la ISO/IEC 17020, que en Colombia acredita el ONAC. Uno no reemplaza al otro. La Certificación Plena que pide el Libro 4 es la suma de los dos.

¿Tengo que pagar un dictamen por cada zona común?

No. El numeral 6 del artículo 4.3.3 dice que estos dictámenes pueden incluir varias áreas en un mismo proceso y que la certificación será del conjunto o edificación. Pida un solo proceso para todas las áreas amparadas por la misma licencia, con el certificado a nombre del conjunto, y déjelo escrito en el contrato.

¿El mismo instalador puede hacer la inspección?

No. El Libro 4 exige que los organismos de inspección cumplan criterios de independencia de tipo A y estén acreditados bajo la ISO/IEC 17020. El contratista que ejecuta la obra no puede emitir el dictamen de su propio trabajo, ni hacerlo a través de una empresa que controle. Conviene dejar esa independencia escrita en el contrato y no darla por supuesta.

¿Y si mi obra es pequeña y no está en la lista del 4.3.3?

Entonces queda exceptuada del dictamen de inspección, pero no de las declaraciones de cumplimiento. El artículo 4.3.6 lo dice de forma expresa: la excepción no excluye de contar con la declaración del responsable del diseño y la del responsable de la construcción. Una obra sin ningún documento no es una obra pequeña, es una obra sin papeles.

Le armamos la parte técnica del contrato

Para ayudarle con esto necesitamos tres datos del alcance que piensa contratar, y ninguno es técnico: los metros cuadrados aproximados por espacio de zona común, el número de puntos de luz de cada espacio, y si ya tiene diseñador o todavía no.

Con eso le devolvemos la lista de equipos con el dato técnico que su diseñador va a necesitar para especificar, y los espacios que entran por cada numeral del 4.3.3, para que la solicitud a los organismos de inspección salga completa de una sola vez. Si en el alcance hay rutas de evacuación o escaleras, la línea que va a necesitar está en iluminación de emergencia.

Si todavía no llegó a la etapa del contrato, el orden que recomendamos es este: primero el inventario con la lista de chequeo de campo, después las tres cotizaciones comparables con el pliego, después la votación con cómo lograr que la asamblea apruebe el cambio, y al final este contrato.

Fuentes

Libro 4 del Reglamento Técnico de Iluminación y Alumbrado Público, RETILAP, evaluación de la conformidad, publicado por el Ministerio de Minas y Energía en la versión de la Resolución 40150 de 2024. Artículos 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3 con sus numerales 1, 6, 8 y 10, 4.3.4 y 4.3.6. Resolución 40286 de 2026 del Ministerio de Minas y Energía, versión compilada y numerada, artículo 3 de transitoriedad. Los dos documentos se abrieron y se leyeron el 13 de octubre de 2026 para escribir este artículo. Ninguna cifra de precio, de honorarios o de plazos de un organismo entró a este artículo, porque no las tenemos verificadas.

Nota de verificación, 13 de octubre de 2026. La Resolución 40286 de 2026 en su versión compilada y numerada no modifica el artículo 4.3.3 del Libro 4. El único artículo de la serie 4.3 que esa resolución toca en su régimen de transición es el 4.3.5, sobre revisión de instalaciones. Por eso los numerales citados aquí se dan como vigentes. Aun así, antes de llevar una cláusula a un contrato firmado, pídale a su diseñador o a su inspector que confirme el número del artículo contra el Libro 4 compilado que esté publicado el día de la firma.