Su conjunto ya cambió las luces y no tiene papeles: qué le sirve todavía y qué ya no
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En muchos conjuntos de Colombia el cambio a LED ya ocurrió. Se cambiaron las luminarias de los pasillos, de los puntos fijos, del parqueadero y del salón comunal, se pagó la obra, el consumo bajó y el tema se cerró. Lo que nadie pidió fueron los papeles.
Dos o tres años después el asunto vuelve, y casi siempre vuelve por una puerta de afuera. Un administrador nuevo pide el archivo técnico, una aseguradora pregunta por la certificación de las instalaciones, un consejo quiere saber qué respalda la obra que aprobó la asamblea anterior, o aparece una revisión y alguien pronuncia la palabra dictamen.
Este artículo es para ese conjunto. No para el que va a contratar, que ya tiene su propia guía sobre los dos papeles que deben quedar escritos en el contrato, sino para el que ya hizo la obra y hoy no sabe qué de todo aquello le sirve todavía.
La respuesta corta es que le sirve más de lo que cree, y que el documento que decide cuánto le sirve probablemente esté en una carpeta que nadie ha abierto. Pero hay una ventana abierta y se cierra sola.
Lo primero que decide todo no es un certificado, es la fecha en que empezó la obra
La intuición del administrador es que lo que importa son los papeles de los equipos. No es así. El régimen al que su obra responde se define por una sola cosa, y es la fecha en que esa obra empezó.
El artículo 3 de la Resolución 40286 de 2026 del Ministerio de Minas y Energía, que modifica la Resolución 40150 de 2024 y con ella el RETILAP, organiza su régimen de transición exactamente así, por fecha de inicio de obra, y no por fecha de compra, de factura, de recibo ni de asamblea.
Obra iniciada antes del 1 de enero de 2026
Esta es la situación de la gran mayoría de los conjuntos que cambiaron a LED en los últimos años, y es la buena noticia. El literal e del numeral 2 de ese artículo 3 establece que las instalaciones que iniciaron obra antes del 1 de enero de 2026 podrán demostrar la conformidad bajo las disposiciones de la Resolución 180540 de 2010, que es la norma anterior, aunque la inspección y el dictamen final se emitan después de esa fecha.
Léalo despacio porque es la frase que vale dinero. La obra vieja no quedó fuera del sistema. Puede certificarse todavía, y puede certificarse bajo las reglas que estaban vigentes cuando se hizo, que son las reglas que esa obra sí cumple.
Obra iniciada el 1 de enero de 2026 o después
Aquí no hay ventana. El literal a del mismo numeral 2 es expreso en que para las obras iniciadas desde esa fecha no se podrán realizar los procesos de inspección de instalaciones bajo la Resolución 180540 de 2010. Esa obra se inspecciona con el reglamento nuevo y no hay alternativa.
Si su conjunto hizo la obra en 2026, el camino es distinto y conviene revisar la lista de chequeo de revisión en campo antes de llamar a nadie.
Por qué esto no es un detalle administrativo
Porque las dos rutas no cuestan lo mismo ni exigen lo mismo. Demostrar conformidad bajo la norma anterior significa que la instalación se mide contra los requisitos que existían cuando se ejecutó. Certificarla contra el reglamento nuevo puede obligar a intervenir de nuevo lo que ya está instalado. La diferencia entre las dos rutas es un papel con una fecha.
El documento que sostiene la fecha, y es el que casi nadie guardó
La resolución no se conforma con que usted afirme cuándo empezó la obra. Pide prueba, y dice cuál.
Qué acepta la resolución como prueba
El mismo literal e establece que la fecha de inicio de obra debe demostrarse, como mínimo, mediante el acta de inicio de obra debidamente firmada, y admite también el contrato de obra que indique de forma expresa la fecha exacta de inicio de la construcción.
Son dos documentos ordinarios, de los que se firman al comenzar cualquier trabajo y después nadie vuelve a mirar. Hoy son la llave de la ventana.
Dónde buscarlo si nadie lo archivó
En propiedad horizontal estos papeles rara vez están donde deberían. Vale la pena buscar en este orden.
- La carpeta de la administración anterior, en el expediente de la obra o en el de proveedores.
- El acta de la asamblea o del consejo que aprobó el cambio, que suele traer la fecha prevista de inicio y a veces el contrato anexo.
- El contratista que hizo la obra, que casi siempre conserva su copia firmada aunque el conjunto haya perdido la suya.
- El correo del administrador de la época, donde con frecuencia viaja el contrato en archivo adjunto.
- La contabilidad, que tiene la primera factura o el primer anticipo de la obra con su fecha.
Si aparece el contrato pero no el acta, revise si el contrato trae escrita la fecha exacta de inicio. La resolución admite esa vía.
Qué hacer hoy con ese papel
Escanearlo y guardarlo en dos lugares distintos, uno de ellos fuera del computador de la administración. Esta tarea no cuesta nada, la puede hacer cualquier administrador esta semana sin autorización de nadie, y es la única de este artículo que no depende de contratar a un tercero.
Si ese documento se pierde, la ventana se pierde con él, porque la prueba de la fecha deja de existir.
La ventana no se cierra en una fecha de calendario, se cierra en la agenda del inspector
Aquí está el dato que no aparece en ninguna parte y que cambia la urgencia del asunto por completo.
El derecho a certificar la obra vieja bajo la norma anterior no vive solo en el acta de inicio. Vive también en la acreditación del organismo que va a emitir el dictamen, y esa acreditación tiene fecha de vencimiento propia.
El literal g y la evaluación regular más próxima
El literal g del numeral 2 del artículo 3 permite a los organismos de inspección acreditados bajo la Resolución 180540 de 2010 seguir emitiendo dictámenes bajo esa resolución para las instalaciones que iniciaron obra antes del 1 de enero de 2026. Y agrega el límite: eso será válido hasta su evaluación regular más próxima, momento en el cual deben actualizar su alcance de acreditación al reglamento nuevo.
Es decir que la ventana de su conjunto no depende solo de su propio archivo. Depende de que todavía exista un organismo acreditado que pueda firmar bajo la norma anterior cuando usted lo llame. Cada evaluación de acreditación que pasa reduce esa lista.
El plazo de doce meses, que es el borde exterior
La misma resolución fija a los organismos de inspección un plazo máximo de doce meses contados a partir de su expedición para actualizar su alcance de acreditación. La Resolución 40286 fue expedida el 23 de junio de 2026.
De ahí sale una lectura que conviene tener presente al planear el presupuesto, y la planteamos como lectura y no como norma: la ventana para certificar la obra vieja bajo la norma anterior no parece ir más allá de mediados de 2027, y para cada organismo en particular se cierra antes, el día de su evaluación. Confirme la fecha concreta con el organismo que vaya a contratar, porque la suya es la que manda.
Las tres preguntas que debe hacerle al organismo antes de contratarlo
- ¿Su alcance de acreditación le permite hoy emitir dictamen bajo la Resolución 180540 de 2010 para una instalación que inició obra antes del 1 de enero de 2026?
- ¿Cuándo es su próxima evaluación regular de acreditación?
- ¿Va a dejar constancia en la sección de observaciones del formato de que la inspección se hizo conforme a los requisitos de la 180540?
La tercera no es un capricho. El literal h del mismo numeral establece que en estas inspecciones se deben utilizar los formatos de inspección de la resolución nueva, y que en la sección de observaciones debe quedar constancia expresa de que la instalación fue inspeccionada conforme a los requisitos de la Resolución 180540 de 2010. Un dictamen con el formato correcto y sin esa constancia es un dictamen al que después le van a buscar el defecto.
Los productos que quedaron instalados: qué pasó con su certificado
La segunda pregunta que hace todo administrador es si las luminarias que compró siguen sirviendo. Conviene separar dos cosas que se confunden siempre.
El certificado ya emitido no se cayó
El literal e del numeral 1 del artículo 3 establece que los productos certificados bajo la Resolución 180540 de 2010 pueden ser usados en instalaciones que hayan iniciado obra a partir del 1 de enero de 2026. Si el certificado de producto existe y fue emitido en su momento, no se volvió papel sin valor.
Lo que ya no se puede hacer
Lo que terminó es la posibilidad de tramitarlos. El literal a del numeral 1 establece que el periodo de transitoriedad finalizó el 31 de diciembre de 2025, y que desde el 1 de enero de 2026 no pueden adelantarse procesos de otorgamiento, seguimiento ni renovación de certificados de conformidad de producto bajo la Resolución 180540 de 2010.
La consecuencia práctica es incómoda y hay que decirla. Si al revisar el archivo descubre que una referencia instalada nunca tuvo certificado, ese certificado ya no se consigue bajo la norma anterior. La vía es la del reglamento nuevo, y el artículo sobre cuál certificado pedir hoy explica qué documento exigirle al proveedor.
Cómo saber qué quedó instalado sin desarmar nada
No hace falta bajar luminarias. La marca y la referencia suelen estar impresas en el marco, en la cara posterior visible del driver o en una etiqueta del borde. Una foto con el celular, bien iluminada, alcanza. Si el conjunto conserva la factura de la obra, la referencia está ahí con más detalle que en el equipo.
Con marca y referencia en mano se puede averiguar si ese producto tiene certificado vigente, y eso convierte una incertidumbre en una lista concreta de equipos.
Aunque a su conjunto no le exijan dictamen, la declaración de cumplimiento sí
Hay administradores que al leer todo esto concluyen que su conjunto es pequeño y queda por fuera. Conviene revisar esa conclusión con cuidado, por dos razones.
La primera es que el artículo 4.3.3 del Libro 4 del RETILAP, que define cuáles instalaciones requieren Certificación Plena, incluye en su numeral 6 las zonas comunes de condominios y conjuntos con sus puntos fijos, escaleras, parqueaderos y salones comunales, y en su numeral 10 las instalaciones que requieren iluminación de emergencia, sin importar el área. Y su numeral 1 alcanza las áreas iguales o superiores a cien metros cuadrados dentro de un mismo proyecto, incluso cuando esa cifra se alcanza sumando espacios. Esa suma mete a conjuntos que se creían fuera.
La segunda es que el artículo 4.3.6 del mismo Libro 4 establece que las instalaciones no incluidas en esa lista quedan exceptuadas del dictamen de inspección, pero no de la declaración de cumplimiento del responsable del diseño y del responsable de la construcción. La excepción es parcial, nunca total.
Es decir que incluso el conjunto más pequeño debería tener un documento firmado por quien diseñó y por quien construyó. Si su conjunto no tiene ninguno de los dos papeles, lo primero no es el dictamen. Es conseguir la declaración de quien hizo la obra, mientras ese contratista siga existiendo y siga contestando el teléfono. Ese es el papel que se vuelve imposible con el tiempo, no por la norma sino porque las empresas cierran y los maestros cambian de oficio.
La lista corta de lo que debe reunir esta semana
| Documento | Para qué sirve | Dónde está casi siempre |
|---|---|---|
| Acta de inicio de obra firmada | Prueba la fecha y abre la ventana de la norma anterior | Expediente de la obra en la administración |
| Contrato de obra con fecha exacta de inicio | Sirve como prueba alterna de la fecha | Carpeta de proveedores o correo del administrador de la época |
| Factura o anticipo de la obra | Respalda la fecha y trae la referencia de los equipos | Contabilidad |
| Acta de la asamblea que aprobó el cambio | Ubica el año y suele traer el contrato anexo | Libro de actas |
| Marca y referencia de lo instalado | Permite verificar si el producto tiene certificado | Etiqueta del equipo o factura de la obra |
| Declaración de cumplimiento del diseño y de la construcción | Es exigible incluso si no hay dictamen | Casi nunca existe. Pídala al contratista que hizo la obra |
Las cinco primeras filas son trabajo de archivo y se hacen sin contratar a nadie. La sexta es una llamada. Ninguna de las seis requiere aprobación de asamblea, y todas conviene hacerlas antes de cotizar un dictamen, porque el organismo va a pedirlas de entrada.
Lo que este artículo no afirma
No decimos que un conjunto sin papeles esté en infracción, ni mencionamos sanciones, porque eso depende de la autoridad competente y del caso concreto y no es algo que hayamos verificado. No damos cifras de honorarios de inspección ni de costos de certificación. Y no afirmamos que Sirius certifique instalaciones, porque el dictamen lo emite un organismo de inspección acreditado y no un proveedor de equipos.
Los literales del artículo 3 citados aquí fueron leídos en la versión compilada y numerada de la Resolución 40286 de 2026 publicada por el Ministerio de Minas y Energía. Los artículos del Libro 4 fueron leídos en el texto del RETILAP vigente. Antes de llevar cualquiera de estos números a un contrato o a un pliego, pida a su diseñador o a su inspector que confirme la numeración contra la versión del día, que es la práctica prudente con cualquier reglamento que acaba de ser modificado.
Preguntas frecuentes
Mi conjunto cambió las luces en 2023 y no tiene ningún papel. ¿Perdió la oportunidad de certificar?
No necesariamente. Si logra probar que la obra inició antes del 1 de enero de 2026, con el acta de inicio firmada o con el contrato de obra que traiga la fecha exacta, todavía puede demostrar conformidad bajo la Resolución 180540 de 2010, aunque la inspección se haga hoy. Lo urgente es encontrar y guardar esa prueba de fecha.
¿Hasta cuándo tengo para hacerlo?
La resolución no fija una fecha única para todos. Ata el plazo a la acreditación de cada organismo de inspección, que puede seguir emitiendo dictámenes bajo la norma anterior hasta su evaluación regular más próxima. La misma resolución da a los organismos un máximo de doce meses desde su expedición, que fue el 23 de junio de 2026, para actualizar su alcance. Pregúntele al organismo que vaya a contratar cuándo es su próxima evaluación.
Las luminarias LED que ya están instaladas, ¿hay que cambiarlas?
Nada de lo que leímos obliga a reemplazar equipos por el solo hecho del cambio de norma. Los productos que fueron certificados bajo la Resolución 180540 de 2010 pueden usarse. El problema aparece cuando una referencia instalada nunca tuvo certificado, porque ese trámite ya no se puede adelantar bajo la norma anterior.
Mi conjunto es pequeño. ¿Igual necesita algo?
Revise primero si de verdad queda fuera, porque el numeral 1 del artículo 4.3.3 suma las áreas de un mismo proyecto y el numeral 10 no mira el área cuando hay iluminación de emergencia. Y aun quedando fuera del dictamen, el artículo 4.3.6 mantiene la exigencia de la declaración de cumplimiento del responsable del diseño y del responsable de la construcción.
¿Me sirve que el dictamen use el formato nuevo si mi obra es vieja?
Sí, y de hecho es lo que corresponde. Los formatos de inspección que se deben usar son los de la resolución nueva, y en la sección de observaciones tiene que quedar constancia expresa de que la instalación fue inspeccionada conforme a los requisitos de la Resolución 180540 de 2010. Verifique que esa constancia quede escrita antes de recibir el documento.
Si quiere saber en qué situación está su conjunto
Con dos datos se puede decir bastante. El primero es la fecha en que empezó la obra, tomada del acta de inicio o del contrato. El segundo es la marca y la referencia de lo que quedó instalado, que se lee en la etiqueta del equipo o en la factura de la obra.
Con eso podemos revisar si esos productos tienen certificado vigente, señalar qué referencias tendrían que reemplazarse y armar la lista de equipos con la que el consejo puede trabajar. Escríbanos con esos dos datos y, si los tiene a mano, una foto de la etiqueta de una de las luminarias instaladas.
Y si lo que sigue es contratar una obra nueva, el orden correcto está en el artículo de los dos papeles del contrato y en el pliego para pedir cotizaciones comparables. Para la iluminación de emergencia, que es la que con más frecuencia obliga a certificación plena sin importar el tamaño del conjunto, puede ver las referencias de emergencia disponibles.